Datenschutzerklärung

Website, Kontakt, persönliche Angebote und digitale Vertragsannahmen

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

2. Allgemeine Hinweise und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung dieser Website, zur Kommunikation, zur Vertragsanbahnung und -durchführung, zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder auf Grundlage einer Einwilligung erforderlich ist. Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.

Je nach Verarbeitung stützen wir uns insbesondere auf Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag oder vorvertragliche Maßnahmen), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen). Bei Zugriffen auf Informationen in Ihrem Endgerät beachten wir zusätzlich § 25 TDDDG.

3. Hosting und Server-Logfiles

Unsere Website wird bei einem externen Hostingdienstleister betrieben. Beim Aufruf der Website verarbeitet der Webserver technisch erforderliche Daten, insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite oder Datei, übertragene Datenmenge, Referrer-URL, Browsertyp, Betriebssystem und Statuscode.

Die Verarbeitung dient der sicheren, stabilen und effizienten Bereitstellung der Website, der Fehleranalyse sowie der Abwehr missbräuchlicher Zugriffe. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in Betriebssicherheit, Informationssicherheit und einer störungsfreien Außendarstellung.

Logdaten werden gelöscht, sobald sie für diese Zwecke nicht mehr erforderlich sind. Eine längere Speicherung erfolgt nur, wenn ein Sicherheitsvorfall untersucht, ein Rechtsanspruch verfolgt oder eine gesetzliche Pflicht erfüllt werden muss. Mit Auftragsverarbeitern schließen wir die gesetzlich erforderlichen Vereinbarungen.

4. Verschlüsselte Übertragung

Diese Website nutzt eine TLS-/SSL-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie in der Regel an „https://“ und dem Schloss-Symbol im Browser. Eine absolute Sicherheit der Datenübertragung im Internet kann dennoch nicht garantiert werden.

5. Cookies, lokale Speicherung und Einwilligungsmanagement

Technisch notwendige Cookies oder vergleichbare Speichertechniken dürfen eingesetzt werden, soweit sie für die von Ihnen ausdrücklich gewünschte Nutzung der Website unbedingt erforderlich sind. Soweit nicht notwendige Cookies, Analyse-, Marketing- oder externe Mediendienste eingesetzt werden, erfolgt deren Aktivierung grundsätzlich erst nach Ihrer Einwilligung.

Rechtsgrundlage für das Speichern oder Auslesen nicht notwendiger Informationen im Endgerät ist § 25 Abs. 1 TDDDG; die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt in der Regel nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Notwendige Technologien stützen wir auf § 25 Abs. 2 TDDDG und - je nach Zweck - Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. f DSGVO.

Sie können eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über die auf der Website bereitgestellten Privatsphäre- beziehungsweise Cookie-Einstellungen widerrufen oder ändern. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

6. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per Kontaktformular, E-Mail, Telefon oder über einen anderen Kommunikationskanal kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Daten, typischerweise Name, Unternehmen, Kontaktdaten, Inhalt der Anfrage und gegebenenfalls Anhänge.

Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Bezieht sich die Anfrage auf einen Vertrag oder vorvertragliche Maßnahmen, ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO Rechtsgrundlage. Im Übrigen beruht die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse an effizienter Geschäftskommunikation nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Soweit eine Einwilligung eingeholt wird, gilt Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Wir löschen die Daten, wenn die Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, Rechtsansprüche oder berechtigten Dokumentationsinteressen entgegenstehen.

7. Kunden-, Projekt- und Vertragsdaten

Zur Anbahnung und Durchführung von Kundenprojekten verarbeiten wir insbesondere Kontaktdaten von Ansprechpartnern, Unternehmens- und Rechnungsdaten, Briefings, Projektkommunikation, Freigaben, Vertrags- und Zahlungsdaten sowie die für Foto-, Video-, Content- oder Kampagnenleistungen erforderlichen Inhalte.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die betroffene Person selbst Vertragspartei ist. Bei Ansprechpartnern eines Unternehmens beruht die Verarbeitung regelmäßig auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Anbahnung, Durchführung und Dokumentation geschäftlicher Beziehungen. Gesetzlich erforderliche Daten verarbeiten wir nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Vertrags-, Buchungs- und Rechnungsunterlagen werden entsprechend den handels- und steuerrechtlichen Vorgaben aufbewahrt. Je nach Dokumentart betragen die gesetzlichen Fristen regelmäßig sechs, acht oder zehn Jahre. Darüber hinaus speichern wir Daten nur, solange dies zur Abwehr oder Durchsetzung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

8. Persönliche Angebots- und Vertragsräume

Unter /angebote/ können wir ausgewählten Geschäftskunden persönliche Angebots- und Vertragsräume bereitstellen. Die darin enthaltenen Angebots-, Kunden- und Vertragsdaten werden als verschlüsseltes Datenpaket ausgeliefert. Die Entschlüsselung mit AES-256-GCM erfolgt nach Eingabe des separat übermittelten Zugangspassworts lokal im Browser. Das Passwort wird dort zur Ableitung des Entschlüsselungsschlüssels verwendet und nicht an unsere Status- oder Annahmeschnittstelle übermittelt.

Nach einer erfolgreichen Entschlüsselung übermittelt der Browser an eine eigene, unter derselben Domain betriebene Statusschnittstelle die Zugangskennung, den Integritätsnachweis des Angebots und das Ereignis „geöffnet“. In der zugehörigen Angebotsakte können der erste und der letzte Öffnungszeitpunkt sowie die Anzahl erfolgreicher Öffnungen gespeichert werden. Das Zugangspasswort, der Inhalt des Angebots und eine Unterschrift sind nicht Bestandteil dieser Statusmeldung. Technisch anfallende Server-Logdaten bleiben von Abschnitt 3 unberührt.

Wenn ein Angebot elektronisch angenommen wird, verarbeiten wir insbesondere Name, Funktion, E-Mail-Adresse und Unternehmen der unterzeichnenden Person, die ausgewählte Paketvariante, Projekt-, Preis- und Vertragsdaten, die abgegebenen Bestätigungen, die im Browser gezeichnete Unterschrift, Annahmezeitpunkt, Dokument- und Prüfwerte sowie technische Angaben zu Sprache, Zeitzone, Browserkennung und Herkunft der Anfrage. Diese Daten werden benötigt, um die Erklärung zu prüfen, den Vertragsschluss zu dokumentieren und einen belastbaren Nachweis bereitzustellen.

Die bei der Vertragsannahme technisch übermittelte IP-Adresse wird im Anwendungsnachweis nicht im Klartext abgelegt. Sie wird mit einem getrennten Servergeheimnis in einen HMAC-Prüfwert umgewandelt. Dieser Prüfwert dient der Missbrauchsabwehr, der Begrenzung wiederholter Annahmeversuche und der Sicherheitsdokumentation. Eine Rückrechnung der IP-Adresse aus dem Prüfwert ist nicht vorgesehen. Unabhängig davon können IP-Adressen nach Maßgabe von Abschnitt 3 in den allgemeinen Server-Logfiles des Hostingdienstleisters verarbeitet werden.

Der serverseitige Annahmenachweis wird verschlüsselt in einem nicht öffentlich erreichbaren Speicherbereich außerhalb des Webroots abgelegt. Nach erfolgreicher Annahme kann im Browser eine Vertragskopie im PDF-Format mit den bestätigten Vertrags- und Nachweisdaten erzeugt und heruntergeladen werden. Die PDF-Erzeugung erfolgt lokal im Browser. Die dabei erzeugte PDF-Datei wird nicht automatisch erneut an unsere Server übermittelt.

Für die interne Verwaltung der Angebotsräume wird im geschützten Administrationsbereich ein technisch notwendiges Sitzungscookie eingesetzt. Es dient ausschließlich der abgesicherten Anmeldung, Sitzungszuordnung und dem Schutz administrativer Funktionen. Es wird nicht für Werbung oder die Erstellung von Nutzungsprofilen verwendet. Der Zugriff auf oder die Speicherung dieses Cookies stützt sich auf § 25 Abs. 2 TDDDG. Die damit verbundene Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren Betrieb des Administrationsbereichs.

Persönliche Angebotslinks können per E-Mail versendet werden. Nach einer Vertragsannahme kann außerdem eine Benachrichtigung an Energy Xpress übermittelt werden. Dabei verarbeiten die eingesetzten E-Mail- und Hostingdienstleister die für Zustellung und Betrieb erforderlichen Kontakt-, Versand- und technischen Metadaten. Das Zugangspasswort soll getrennt vom Angebotslink übermittelt werden.

Die Verarbeitung dient der Vertragsanbahnung, der Durchführung des Auswahl- und Annahmeprozesses, der Vertragsdokumentation, dem Nachweis rechtsgeschäftlicher Erklärungen sowie der Sicherheit des Systems. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die betroffene Person selbst Vertragspartei ist. Für Ansprechpartner und vertretungsberechtigte Personen eines Unternehmens sowie für Sicherheits-, Status- und Nachweiszwecke beruht die Verarbeitung regelmäßig auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unsere berechtigten Interessen liegen in einer effizienten Angebotsabwicklung, dem Schutz vor Missbrauch und der Feststellung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Gesetzlich aufzubewahrende Nachweise verarbeiten wir nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Zugriff erhalten nur zuständige Beschäftigte sowie erforderliche Hosting-, IT- und E-Mail-Dienstleister. Weitere Empfänger kommen nur in Betracht, soweit dies für Vertragsdurchführung, Rechtsberatung, Rechtsverfolgung oder die Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist. Nicht angenommene Angebotsdaten und Statusangaben werden gelöscht, sobald sie für die Angebotsabwicklung und angemessene Nachweiszwecke nicht mehr erforderlich sind. Annahme- und Vertragsnachweise bewahren wir nach den in Abschnitt 13 genannten gesetzlichen und vertraglichen Kriterien auf. Sicherheitsdaten zur Begrenzung missbräuchlicher Zugriffe werden nur so lange vorgehalten, wie sie für diesen Zweck erforderlich sind.

9. Digitale Angebote und Unterschriften mit PandaDoc

Das in Abschnitt 8 beschriebene, selbst gehostete System ist von PandaDoc getrennt. Soweit wir für einzelne andere Angebots- oder Vertragsvorgänge zusätzlich PandaDoc einsetzen, dient der Dienst der Erstellung, dem Versand, der Bearbeitung und der elektronischen Unterzeichnung von Dokumenten. Anbieter ist PandaDoc, Inc., 548 Market St PMB 185308, San Francisco, CA 94104-5401, USA. Je nach gewählter Kontoregion kann eine isolierte EU-Umgebung mit Serverstandort Frankfurt genutzt werden.

Dabei können insbesondere Name, Unternehmen, E-Mail-Adresse, Dokumentinhalte, Eingaben, Signaturdaten, IP-Adresse, Zeitstempel, Status- und Auditdaten verarbeitet werden. Die Verarbeitung dient vorvertraglichen Maßnahmen, dem Vertragsschluss, der Vertragsdokumentation und dem Nachweis von Erklärungen. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b, lit. c und lit. f DSGVO.

Soweit PandaDoc Daten in unserem Auftrag verarbeitet, gilt die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung von PandaDoc. Internationale Übermittlungen können je nach Konfiguration und Supportprozess stattfinden. PandaDoc sieht hierfür insbesondere Standardvertragsklauseln und - soweit anwendbar - das EU-U.S. Data Privacy Framework vor. Weitere Informationen finden Sie in der PandaDoc Privacy Notice und im PandaDoc Data Processing Agreement: https://www.pandadoc.com/legal/privacy-notice/ und https://www.pandadoc.com/legal/dpa/.

Unterzeichnete Dokumente und Nachweise bewahren wir entsprechend der Vertragsdauer, gesetzlicher Aufbewahrungsfristen und möglicher Verjährungsfristen auf.

10. Zahlungsverkehr und Buchhaltung

Zur Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung verarbeiten wir Rechnungs-, Zahlungs- und Kontaktdaten. Empfänger können Banken, Zahlungsdienstleister, Steuerberater, Buchhaltungs- und Dokumentenmanagementanbieter sowie Behörden sein, soweit dies erforderlich ist. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO sowie unser berechtigtes Interesse an ordnungsgemäßer Unternehmensführung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

11. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur diejenigen Personen Zugriff, die die Daten für ihre Aufgaben benötigen. Externe Empfängerkategorien können Hosting-, IT-, E-Mail-, Cloud-, Projektmanagement-, Signatur-, Buchhaltungs-, Steuerberatungs-, Bank-, Produktions- und Rechtsberatungsdienstleister sein. Eine Weitergabe erfolgt nur auf einer Rechtsgrundlage und im erforderlichen Umfang. Mit Auftragsverarbeitern schließen wir Verträge nach Art. 28 DSGVO, soweit dies erforderlich ist.

12. Drittlandübermittlungen

Werden personenbezogene Daten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet, geschieht dies nur unter den Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO. Je nach Dienst stützen wir die Übermittlung auf einen Angemessenheitsbeschluss, das EU-U.S. Data Privacy Framework, Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission oder eine gesetzliche Ausnahme. Informationen zu den konkret eingesetzten Diensten finden Sie in den jeweiligen Abschnitten dieser Erklärung.

13. Speicherdauer

Soweit keine konkrete Speicherdauer genannt ist, löschen wir personenbezogene Daten, sobald der jeweilige Zweck entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder überwiegenden berechtigten Interessen entgegenstehen. Maßgebliche Kriterien sind insbesondere Vertragslaufzeit, gesetzliche Aufbewahrungsfristen, Verjährungsfristen, laufende Rechtsstreitigkeiten und Sicherheitsanforderungen.

14. Ihre Rechte

• Auskunft nach Art. 15 DSGVO über die zu Ihrer Person verarbeiteten Daten;
• Berichtigung unrichtiger Daten nach Art. 16 DSGVO;
• Löschung nach Art. 17 DSGVO, soweit keine vorrangigen Gründe entgegenstehen;
• Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO;
• Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO, soweit die Voraussetzungen vorliegen;
• Widerspruch nach Art. 21 DSGVO gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen;
• Widerruf einer Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO;
• Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde nach Art. 77 DSGVO.

Besonderer Hinweis zum Widerspruch

Verarbeiten wir Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Bei Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen.

15. Zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde

Sie können sich insbesondere an folgende Behörde wenden:

16. Automatisierte Entscheidungen

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet im Rahmen dieser Website und unserer üblichen Vertragsanbahnung nicht statt.

17. Datensicherheit und Aktualisierung

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten gegen Verlust, Manipulation und unbefugten Zugriff zu schützen. Diese Datenschutzerklärung wird angepasst, wenn sich Rechtslage, Website-Technik oder Geschäftsprozesse ändern. Es gilt die auf dieser Website veröffentlichte Fassung.